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必要経費についての考え方

経費を上手に管理して節税対策

独立してフリーランスとして活躍していく上で、サラリーマン時代にはなかった「税金の計算」という作業が発生します。所得税、住民税、個人事業税…と税金の種類は他にもありますが所得税に関わる必要経費というものについて考えてみましょう。
個人事業主の所得税は、1月~12月の1年間の総売上から「必要経費」を差し引いた課税対象額に税率を掛けて計算されます。

個人事業主の年間総売上内訳

所得税の税率は所得が多くなればなるほど税率が上がっていきます。
税金はしっかりと払わなければならないものですが、余計な税金を払うのは自分の手元に残るお金が減ってしまうということです。ここで経費を漏れ無く計上し、課税対象額をきちんと出すことが大切なポイントとなってきます。

経費となるもの、ならないもの

必要経費とは「収入を得るために業務上必要となる費用」の事をいい、業務に対して関連があり妥当性のあるものを指します。

だからといって何でも業務と関連付けて必要経費に出来るかといえばそうではありません。税務署から指摘が合った場合、合理的な説明が出来なければ認められない場合もあります。

とはいえ、なるべくなら少しでも多く必要経費として計上したいところ。ここで、必要経費となるもの、ならないものを考えてみましょう。


経費となるもの

経費となるもの

業務上で必要となるもの、業務上で使用するものの事です。ITフリーランサーであればパソコン、ソフト、インターネット通信代、電気代、携帯料金、事務用品等が挙げられます。

経費とならないもの

経費とならないもの

業務上関係のない、生活に必要となる費用の事です。住居、食費、衣料…プライベートで使用するものは全て必要経費としては扱えません。

ただし、自宅を事務所として併用している個人事業主の方は、仕事と生活で使用している割合を出し、按分して経費計上することも出来ます。
経費計上をスムーズに行えるよう、経費に出来るもの、出来ないものをしっかり把握しておきましょう。

勘定科目ごとに見る必要経費

では、どういったものが経費で計上できるか、より具体的に見てきましょう。
実際に、一部の勘定科目ごとに経費計上出来る費用例を挙げていきます。

消耗品費

消耗品費

仕事に必要な機材や消耗品等が「消耗品費」に入ります。
経費の中でも一番イメージしやすい項目ではないでしょうか。文房具、コピー用紙、パソコン関連品、デスク、イス、10万円以下の什器備品等が挙げられます。

減価償却費

減価償却費

10万円以上の什器備品は一定の場合を除き資産として計上します。
その場合、資産により異なりますが、耐用年数の期間に費用を配分し、1年分の費用を「減価償却費」として経費計上します。

修繕費

修繕費

パソコンやコピー機といった機器の保守点検費、また修理費などが挙げられます。
仕事で使用しているパソコンを修理に出した、保守契約を結んだ等といった費用もこの「修繕費」として経費計上できます。

電球

業務上必要なものは経費として計上できますので、細かいものでも経費計上していきましょう。



旅費交通費

旅費交通費

業務に必要な移動に使用したバス、電車、タクシー等の交通費も「旅費交通費」として経費計上しましょう。出張で利用した飛行機や新幹線等、領収書を必ず保管しておきましょう。
公共機関の乗り物については領収書やレシートといったものが出ませんので日頃から記録しておく事をお勧めします。また、ICカードを利用されている方は使用履歴を確認することも出来ます。

新聞図書費

新聞図書費

IT業界は常に新しい技術が出てきます。仕事上必要である情報や資料、知識を得るため購入した新聞、雑誌、書籍なども「新聞図書費」として経費になります。
ただし、資格取得に関する費用は「一身専属性(資格は個人に帰属する)」となり、経費計上の可不可の解釈が難しくなるため事前に納税地の税務署へ確認することをお勧めいたします。

接待交際費

接待交際費

食事をしながら業務の打合せをした、外出時に喫茶店で業務を行った等、「接待交際費」として計上できます。必ず、領収書をもらい、打合せの相手の名前や要件をメモし、どのような内容で使用したか分かりやすいようにしておきましょう。
仕事上関連のある方に送るお歳暮や、お中元などの費用も経費となります。

電球

業務上必要なものは経費として計上できますので、細かいものでも経費計上していきましょう。



ここからの経費については仕事とプライベートと併用している場合が多い経費となります。こういった経費の場合は仕事とプライベートで使用割合を出し按分した金額を経費計上する必要があります。
使用割合に関しては税務署に説明を求められた場合、妥当と認められるように合理的な割合にしておきましょう。

地代家賃

地代家賃

自宅とは別に事務所を構えている方は事務所の家賃を「地代家賃」として経費計上します。ただし自宅の一部を事務所として使用されている方については事務所として使用している床面積の割合で家賃を按分して経費計上しましょう。
■計算方法
1ヶ月分の家賃×(事務所使用面積÷全体の面積)

水道光熱費

水道光熱費

「水道光熱費」は電気、水道、ガス代などの費用が挙げられます。自宅の一部を事務所として使用されている方はこちらの経費も使用率で計算をしますので、分かりやすい使用率を出しましょう。

通信費

通信費

「通信費」はインターネット通信料、携帯電話料、書類の郵送代(切手等)などの費用が挙げられます。インターネット通信料や携帯電話料もプライベートと併用している場合は使用率での計算が必要となります。携帯電話はプライベートと分けて仕事用に用意しておくと費用計上が楽になります。

電球

仕事とプライベートとの使用率は税務署の指摘が入った時に、合理的な説明が出来ない場合、経費として認められない場合もあります。税務署に納得してもらえるような妥当な割合で経費申請しましょう。



経費計上はこまめな記録が重要

ここで紹介した経費は全てではありません。必要経費にはどんな費用があるか、どこまで認められるか、しっかり把握して経費計上をスムーズに行えるよう、日頃から領収書やレシートをきちんと取る習慣を付けましょう。

領収書やレシートが出ないものに関しては、出金伝票を作り管理する方法もあります。ですが、具体的な証拠がないものなので、不必要に多用することはなるべく避けましょう。

日々こまめに記録していくことで、経費をもれなく計上し正確な確定申告が行えるようになります。正確な確定申告は節税対策ともなりますので、是非頑張って経費管理を行って下さい。

最後に、必ずしも全ての経費が認められるとは限りませんので、税理士に相談、税務署の指示に従って自己責任の元、経費計上をしていきましょう。

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